Mantelzorg Utrecht: een geautomatiseerd bestelproces voor mantelzorgwaardering
Elk jaar kiezen mantelzorgers in Utrecht een waarderingsgeschenk, wat tot voor kort flink wat handwerk opleverde. We automatiseerden het bestelproces van bestelling tot voucher, zodat honderden bestellingen nu vanzelf verwerkt worden en de telefoon stil blijft.
Zo kwamen we er.
Elk project begint bij de vraag wat er nu echt nodig is. In drie stappen lees je waar we stonden, welke keuze het verschil maakte en wat het opleverde.
Een jaarlijkse piek
Elk jaar kiezen ingeschreven mantelzorgers in Utrecht een waarderingsgeschenk, bijvoorbeeld een ijsje, een bioscoopkaartje of een dagje uit. Het proces daarachter kende veel handmatige stappen, afhankelijkheid van een externe partij, weinig zicht op de data en daardoor een grote kans op fouten. Mantelzorg Utrecht wilde dat het gebaar soepel aankomt, met de data en de controle in eigen hand.
Het bestelproces automatiseren met tools die er al zijn
We bouwden geen nieuw systeem, maar lieten bestaande tools samenwerken achter de site die er al stond. Een overzichtelijke database in Baserow bevat alle gegevens van aanbod en bestellingen, inzichtelijk voor het team. Een automatisering in Make.com verbindt de stappen: een bestelling komt binnen, de voucher wordt gemaakt, en de voucher gaat direct de deur uit. Dat gaat digitaal per mail via Brevo of als fysieke post via een directe API-koppeling met Postbode.nu, allebei zonder handmatige stappen. Het geheel werd naadloos geïntegreerd in de bestaande website van Mantelzorg Utrecht. Die keuze voor bestaande tools maakte het verschil: het stond er in korte tijd, en Mantelzorg Utrecht zit niet vast aan één leverancier.
Honderden bestellingen, een stille telefoon
Bij de livegang verwerkte het systeem direct honderden bestellingen, automatisch en zonder problemen. In de week dat de bestellingen opengaan, stond de telefoon altijd roodgloeiend; dit jaar bleef het rustig op de afdeling. Mantelzorg Utrecht heeft nu zelf volledig inzicht in en controle over alle data, zonder afhankelijk te zijn van een extern bureau.
“Dankzij Lodewijk verloopt ons bestelproces makkelijker en efficiënter. Wat ik vooral fijn vond, is dat hij goed luisterde, rustig bleef en echt begreep wat wij in de praktijk nodig hadden. Als team zijn we ontzettend blij met het eindresultaat.”
Melissa Stolte, teamleider Mantelzorg Utrecht
Ik ben Lodewijk,
oprichter van Techtical.
Als ondernemer en consultant werkte ik niet alleen aan techniek, maar ook aan strategie, complexe vraagstukken, proposities en gebruikerservaring.
Die combinatie breng ik mee: ondernemend denken, strategisch kijken en zelf de handen uit de mouwen. Met een voorliefde voor slimme tools, en AI als stille versneller.
Herken je iets uit deze case? Misschien doet je website niet wat hij zou moeten doen, zoek je iemand die tijdelijk de digitale kant stuurt, of wil je scherper krijgen wat je aanbiedt en hoe je dat vertelt. De vraag hoeft nog niet helemaal helder te zijn. Plan een kennismaking, dan kijken we samen wat er speelt en wat een goede eerste stap is.
It’s not just
about ideas.
It’s about making ideas happen.
